Membuat Surat Secara Massal, Membuat Database, Memasukkan Data ke Template Surat

Salah satu fungsi dari Microsoft Word adalah untuk membuat surat. Ketika membuat surat, kebanyakan pengguna Word membuat file satu per satu sesuai dengan jumlah penerima surat. Pada hal jika dilakukan dengan seperti demikian, tidaklah efisien dan membuat banyak waktu.

Contoh Alamat Surat Massal

Kepada

Hanifan Yudadi

d/a Alamat Jalan Pelatnas PBSI, RT.12/RW.1, 

Cipayung, RT.11/RW.1, Cipayung, 

Kota Jakarta Timur, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 13840

Untuk membuat surat massal, Anda cukup membuatnya menggunakan fasilitas Mailings yang mana Menu ini sudah di sediakan dalam Program Microsoft Word baik yang sekarang anda gunakan ataupun versi-versi sebelumnya.

Membuat Database

Untuk membuat data penerima surat, Anda dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut :

1. Buatlah satu  saja template surat yang akan dicetak, lalu pastikan berikan ruang kosong untuk mengisikan data penerima surat. Dalam hal contoh ini, ada dua data yaitu Nama dan Alamat penerima.

2. Langkah selanjutnya, masuklah ke dalam Menu Tab Mailings, lalu pilih Menu Select Recipiens diikuti memilih menu Type a New List.

3. Akan ditampilkan jendela untuk pengaturan data. Pada jendela tersebut, Anda dapat menentukan Field apa saja yang akan digunakan. Dalam Contoh berikut ini, data field yang dipakai adalah Nama dan Alamat. Klik Customize Colums untuk membuka jendela pengaturan Field.

4. Hapus Filed yang tidak diperlukan, dan rename Field yang ingin diganti namanya. Untuk menambah Field klik tombol Add New.

5. Untuk menghapus, misalnya klik pada Field yang akan di hapus, lalu tekan tombol Delete pilih Yes.

6. Untuk mengubah nama Field, klik pada Field lalu tekan tombol Rename, akan ditampilkan jendela untuk mengubah nama field, kemudian tekan OK untuk menyimpan.

6. 

7. Jika telah selesai dalam mengatur Field, tekan tombol OK untuk menyimpan hasil perubahan Field. Setelah terbentuk dua data field yakni nama dan alamat, kini Anda dapat mengisikan sesuai dengan jumlah data penerima surat.

8. Ketika mengisikan data, menambah isi data, klik pada tombol New Entri, maka akan ditampilkan kolom isikan kosong yang dapat Anda isikan. Jika data telah selesai diisikan, klik tombol OK untuk menyimpan hasil perubahan.

9. Setelah semua selesai Klik OK, akan ditampikan tempat penyimpanan. Simpan data pada folder yang Anda kehendaki, berikan File Name dan tekan tombol Save untuk menyimpan.

Memasukkan Data ke Template Surat

Jika database telah tersimpan, Anda dapat memasukkan data tersebut ke dalam template surat, untuk keperluan pencetakan.

1. Pastikan Template surat Anda masih terbuka, lalu klik kursor ke arah area kosong nama dahulu.

Warna merah menunjukan tempat kursor.

2. Langkah selanjutnya, klik pada Menu Insert Merge Field yang ada di dalam Tab Mailings. Pilih Fiel Nama yang pernah Anda buat sebelumnya. Maka area kosong yang Anda klik pada template akan menampilkan tulisan <<nama>>.