Beranda / bisnis dan administrasi / contoh surat resmi / format surat / panduan surat / surat resmi / tips surat resmi / tutorial surat

Panduan lengkap cara membuat surat resmi, termasuk format, bahasa yang tepat, dan tips agar surat resmi terlihat profesional dan sesuai standar

Surat resmi merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang digunakan untuk keperluan formal, baik di instansi pemerintah, perusahaan, maupun organisasi. Surat resmi harus mematuhi format tertentu, menggunakan bahasa yang sopan dan jelas, serta menyampaikan maksud dengan tepat. Dengan perkembangan teknologi, meski surat elektronik mulai banyak digunakan, kemampuan membuat surat resmi tetap penting, terutama untuk dokumen formal, permohonan, atau pemberitahuan resmi. Artikel ini membahas secara lengkap tutorial membuat surat resmi mulai dari elemen dasar, struktur, bahasa, hingga tips membuatnya terlihat profesional.

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang dibuat untuk keperluan formal, ditujukan kepada instansi, perusahaan, atau pihak lain dengan tujuan tertentu, misalnya permohonan, pemberitahuan, atau instruksi. Ciri-ciri surat resmi antara lain:

  1. Menggunakan bahasa baku dan formal.

  2. Memiliki struktur dan format tertentu (kop surat, tanggal, alamat, salam, isi, penutup).

  3. Ditandatangani oleh pihak yang berwenang.

  4. Mengandung tujuan dan informasi yang jelas.

  5. Disusun secara rapi dan profesional.

Tujuan Membuat Surat Resmi

Beberapa tujuan membuat surat resmi:

  • Menyampaikan informasi penting atau instruksi secara resmi.

  • Meminta izin atau persetujuan dari pihak terkait.

  • Mengajukan permohonan atau proposal.

  • Memberikan pemberitahuan atau pengumuman resmi.

  • Membangun citra profesional instansi atau perusahaan.

Struktur Surat Resmi

Surat resmi memiliki struktur yang jelas. Berikut elemen-elemen pentingnya:

1. Kop Surat

Kop surat berada di bagian paling atas dan berisi:

  • Nama instansi, perusahaan, atau organisasi.

  • Logo (opsional).

  • Alamat, nomor telepon, email, atau website.

Tips: Kop surat harus rapi dan profesional, biasanya dicetak dengan huruf tegas atau dicetak tebal (bold).

2. Nomor Surat

Nomor surat berfungsi sebagai identifikasi surat. Format nomor surat bisa berbeda-beda, contohnya:

Nomor: 045/HRD/IX/2025

Tips: Nomor surat harus konsisten dan mudah dilacak.

3. Lampiran

Jika surat menyertakan dokumen tambahan, tuliskan lampirannya, misalnya:

Lampiran: 2 lembar

4. Perihal

Perihal menjelaskan tujuan surat secara singkat:

Perihal: Permohonan Cuti Tahunan

5. Tanggal Surat

Tuliskan tanggal pembuatan surat secara jelas:

Tanggal: 29 September 2025

6. Alamat Tujuan

Alamatkan surat kepada penerima:

Kepada Yth.  
Bapak/Ibu Pimpinan PT ABC  
Di Tempat

Tips: Gunakan kata-kata sopan seperti "Yth." (Yang Terhormat) dan hindari singkatan pada nama resmi instansi.

7. Salam Pembuka

Gunakan salam formal, contohnya:

Dengan hormat,

Cara Menulis Isi Surat Resmi

Isi surat resmi merupakan bagian terpenting. Berikut panduannya:

1. Paragraf Pembuka

  • Sampaikan maksud surat secara langsung.

  • Gunakan bahasa formal dan sopan.

  • Contoh:

Sehubungan dengan permintaan cuti tahunan, saya yang bertanda tangan di bawah ini mengajukan permohonan cuti selama 5 hari kerja mulai tanggal 5 Oktober 2025 sampai 9 Oktober 2025.

2. Paragraf Penjelasan

  • Jelaskan secara detail alasan atau informasi terkait.

  • Gunakan bahasa yang jelas, singkat, dan padat.

  • Contoh:

Selama periode cuti tersebut, saya telah menugaskan pekerjaan saya kepada rekan sejawat dan memastikan semua tanggung jawab dapat berjalan lancar. Saya berharap permohonan ini dapat disetujui sesuai ketentuan yang berlaku.

3. Paragraf Penutup

  • Sampaikan harapan atau permintaan tindak lanjut.

  • Gunakan kalimat yang sopan dan formal.

  • Contoh:

Demikian permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan persetujuan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Salam Penutup dan Tanda Tangan

  • Gunakan salam penutup formal, contohnya:

Hormat saya,

  • Berikan ruang untuk tanda tangan di atas nama pengirim.

  • Cantumkan nama lengkap dan jabatan jika surat berasal dari instansi atau perusahaan.

Contoh:

Hormat saya,

[ttd]

Nama Lengkap  
Jabatan

Tips Membuat Surat Resmi yang Profesional

  1. Gunakan font standar seperti Times New Roman, Arial, atau Calibri dengan ukuran 11–12 pt.

  2. Pastikan margin dan spasi konsisten, biasanya margin kiri-kanan 3 cm, atas-bawah 2,5 cm.

  3. Gunakan bahasa baku, jelas, dan sopan.

  4. Periksa tata bahasa dan ejaan sebelum mengirim.

  5. Gunakan format yang konsisten untuk kop surat, nomor, tanggal, dan lampiran.

  6. Sertakan tanda tangan pihak berwenang agar surat sah dan resmi.

  7. Jika menggunakan dokumen elektronik, simpan dalam format PDF agar format tetap rapi saat dikirim.

  8. Gunakan bullet atau numbering jika menyertakan daftar agar lebih mudah dibaca.

  9. Tambahkan logo instansi jika surat bersifat resmi dan formal.

Contoh Surat Resmi

Contoh 1: Surat Permohonan Cuti

PT ABC
Jl. Merdeka No. 45, Jakarta
Telp. (021) 12345678 | Email: info@ptabc.com

Nomor: 045/HRD/IX/2025
Lampiran: 1 lembar
Perihal: Permohonan Cuti Tahunan
Tanggal: 29 September 2025

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan PT ABC
Di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan permintaan cuti tahunan, saya yang bertanda tangan di bawah ini mengajukan permohonan cuti selama 5 hari kerja mulai tanggal 5 Oktober 2025 sampai 9 Oktober 2025.

Selama periode cuti tersebut, saya telah menugaskan pekerjaan saya kepada rekan sejawat dan memastikan semua tanggung jawab dapat berjalan lancar. Saya berharap permohonan ini dapat disetujui sesuai ketentuan yang berlaku.

Demikian permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan persetujuan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[ttd]

Nama Lengkap
Jabatan

Contoh 2: Surat Pemberitahuan Rapat

Yayasan Pendidikan Cerdas
Jl. Pahlawan No. 12, Bandung
Telp. (022) 98765432 | Email: info@ypc.org

Nomor: 023/YP/IX/2025
Lampiran: -
Perihal: Pemberitahuan Rapat Guru
Tanggal: 29 September 2025

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Guru Yayasan Pendidikan Cerdas
Di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya rapat bulanan, kami mengundang seluruh guru untuk hadir pada:

Hari/Tanggal: Senin, 3 Oktober 2025  
Waktu: 09.00 – 11.00 WIB  
Tempat: Ruang Rapat Lantai 2

Demikian pemberitahuan ini disampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[ttd]

Nama Kepala Yayasan
Jabatan

Kesimpulan

Membuat surat resmi membutuhkan pemahaman tentang format, bahasa, dan tata letak. Dengan mengikuti tutorial ini, Anda dapat membuat surat resmi untuk berbagai keperluan, seperti permohonan, pemberitahuan, atau instruksi resmi. Pastikan selalu menggunakan bahasa baku, format konsisten, dan tanda tangan pihak berwenang agar surat sah dan profesional. Dengan latihan dan referensi, kemampuan membuat surat resmi akan semakin terasah.

Cetak apapun lebih mudah, cepat, dan praktis